Arbeitsschutz jährlich, Ersthelfende alle zwei Jahre, Strahlenschutz alle fünf – und alles je Person nachweisbar. Kaum ein Thema ist so verteilt dokumentiert und kippt so leise wie Unterweisungen und Pflichtnachweise. Diese Übersicht bringt die wichtigsten Fristen an einen Ort.
Was in nahezu jeder Praxis anfällt – mit Rechtsgrundlage und üblichem Turnus. Je nach Leistungsspektrum und Bundesland kommen weitere Pflichten hinzu.
| Unterweisung / Nachweis | Grundlage | Turnus |
|---|---|---|
| Arbeitsschutz-Unterweisung (inkl. Gefahrstoffe, Biostoffe) | ArbSchG § 12 u. a. | jährlich |
| Datenschutz-Unterweisung & Verpflichtung des Personals | DSGVO / BDSG | jährlich etabliert |
| AGG-Unterweisung | AGG | jährlich etabliert |
| Ersthelfende – Fortbildung + Quote im Team | DGUV Vorschrift 1 | alle 2 Jahre |
| Brandschutzhelfende (Richtwert ~5 % des Teams) | ASR A2.2 | Quote + Auffrischung |
| Hygiene- / Sterilgut-Sachkunde | MPBetreibV § 8, Landesrecht | einmalig + Auffrischung |
| Geräte-Ersteinweisung je Anwenderin/Anwender | MPBetreibV § 4 | je Gerät & Person |
| Strahlenschutz-Aktualisierung (nur bei Bildgebung) | StrlSchG / StrlSchV | alle 5 Jahre |
| CME-Fortbildung Ärztinnen/Ärzte (250 Punkte) | § 95d SGB V | 5-Jahres-Zeitraum |
| IT-Sicherheit: Anforderungen & Schulung | § 75b SGB V (KBV-Richtlinie) | jährlich, nach Praxisgröße |
Ohne Anspruch auf Vollständigkeit; landesrechtliche Besonderheiten und weitere Pflichten je nach Leistungsspektrum möglich. Keine Rechtsberatung. Stand: Juli 2026.
Die Pflichten sind bekannt – das Problem ist selten das Wissen, sondern das stille Kippen der Fristen im Alltag.
Der Ersthelfer-Schein läuft nach zwei Jahren ab – ohne dass es jemand merkt. Auffällig wird es erst, wenn der Nachweis gebraucht wird.
Ersthelfende und Brandschutzhelfende sind Quoten, keine Einzelnachweise: Verlässt die eine ausgebildete Person die Praxis, ist die Quote weg – am Tag des Austritts.
Die Bescheinigung existiert – im Ordner, im Postfach, in der Schublade. Im Audit oder bei der Begehung beginnt die Suche.
Auch ohne Software lässt sich das Thema in den Griff bekommen – wenn drei Dinge konsequent zusammenkommen.
Alle Nachweise je Person an einem Ort sammeln – mit Ausstellungsdatum. Die Tabelle oben ist die Checkliste, was vorhanden sein sollte.
Je Nachweis das Ablaufdatum notieren und eine Person benennen, die die Erneuerung anstößt – Quoten (Ersthelfende, Brandschutz) zusätzlich als Teamgröße im Blick behalten.
Die Erinnerung muss vor dem Ablauf kommen – mit genug Vorlauf für Kursanmeldung und Termin. Ein Kalendereintrag ist das Minimum, eine automatische Erinnerung das Ziel.
In der PraxisKompetenz-Plattform liegen alle Pflichtnachweise je Person an einem Ort – mit Ablaufdatum und rechtzeitiger Erinnerung, bevor eine Frist läuft. Quoten wie Ersthelfende oder Brandschutzhelfende werden mit dem Team mitgerechnet: Verlässt eine ausgebildete Person die Praxis, wird die Lücke sofort sichtbar.
Und weil die Nachweise mit Aufgaben und Kompetenzen verknüpft sind, entsteht nebenbei das, was im Audit gebraucht wird: eine auskunftsfähige Übersicht statt einer Suche durch Ordner.
So funktioniert die Plattform →Beispielhafte Darstellung.
Die Tabelle oben zeigt das Was und Wie oft. Hier steht, worauf es je Gruppe inhaltlich ankommt – und woran der Nachweis in der Praxis typischerweise hängt.
ArbSchG § 12 · DGUV Vorschrift 1 § 4
Die allgemeine Unterweisung zur Arbeitssicherheit gehört in jede Praxis: bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich und darüber hinaus mindestens einmal jährlich. Inhaltlich gehören Gefahrstoffe wie Desinfektions- und Reinigungsmittel dazu, der Umgang mit Biostoffen und der Schutz vor Nadelstichverletzungen. Nachweisbar wird sie erst durch die Dokumentation: Datum, Themen, Teilnehmende, Unterschrift.
DGUV Vorschrift 1 · ASR A2.2
Diese beiden Pflichten sind Quoten, keine Einzelnachweise. In kleinen Praxen genügt in der Regel eine ersthelfende Person; ab etwa 20 gleichzeitig anwesenden Beschäftigten ist ein prozentualer Anteil vorgesehen, die Fortbildung steht alle zwei Jahre an. Für Brandschutzhelfende nennt die ASR A2.2 einen Richtwert von rund fünf Prozent. Verlässt eine ausgebildete Person die Praxis, ist die Quote am selben Tag betroffen.
IfSG § 36 · MPBetreibV · Masernschutzgesetz
Der Hygieneplan ist die Grundlage – er muss vorliegen, gelebt und regelmäßig besprochen werden. Dazu kommen die Sachkunde für die Aufbereitung von Medizinprodukten, je nach Landesrecht und Leistungsspektrum die Bestellung hygienebeauftragter Personen sowie der Nachweis der Masernimmunität für nach 1970 geborene Beschäftigte.
MPBetreibV § 4
Jede Person, die ein Gerät bedient, braucht eine dokumentierte Einweisung – je Gerät und je Person. Das betrifft nicht nur CTG oder AED, sondern ebenso Autoklav, EKG oder Sonografie. Eine neue Kollegin ist für ein Gerät folglich erst dann einsatzfähig, wenn die Einweisung erfolgt und schriftlich festgehalten ist.
StrlSchG · StrlSchV
Relevant, sobald in der Praxis Röntgen oder andere Bildgebung mit ionisierender Strahlung betrieben wird. Dann müssen Fachkunde beziehungsweise Kenntnisse alle fünf Jahre aktualisiert werden, zusätzlich sind regelmäßige Unterweisungen der beteiligten Personen vorgesehen. Läuft die Aktualisierung ab, ruht faktisch die Berechtigung – mitten im laufenden Betrieb.
DSGVO / BDSG · § 75b SGB V
Beschäftigte sind auf die Vertraulichkeit zu verpflichten und regelmäßig zu schulen; ein jährlicher Turnus hat sich etabliert. Die IT-Sicherheitsrichtlinie nach § 75b SGB V stellt zusätzliche Anforderungen, deren Umfang mit der Praxisgröße wächst. Beides ist im QM-Audit und bei einer aufsichtsbehördlichen Nachfrage nachweispflichtig.
Adressat der meisten Pflichten ist der Arbeitgeber: die Praxisinhaberin oder der Praxisinhaber, in der Berufsausübungsgemeinschaft die Gesellschafter. Einzelne Aufgaben lassen sich übertragen, etwa an die Praxismanagerin oder eine hygienebeauftragte Medizinische Fachangestellte. Die Verantwortung für Auswahl, Ausstattung und Kontrolle bleibt jedoch bei der Leitung.
Das ist keine Formalie. Fehlt nach einem Vorfall die dokumentierte Unterweisung, steht die Frage der Organisationspflicht im Raum – gegenüber der Berufsgenossenschaft ebenso wie gegenüber der Haftpflichtversicherung.
Ob Berufsgenossenschaft, Gewerbeaufsicht, Gesundheitsamt oder internes QM-Audit – die Fragen ähneln sich. Und nicht die Existenz eines Ordners entscheidet, sondern die Auskunftsfähigkeit innerhalb weniger Minuten.
Wer auf alle fünf Fragen ohne Suchen antworten kann, hat das Thema im Griff. Wer bei zwei davon ins Grübeln kommt, hat keine Wissenslücke – sondern eine Ablagelücke.
Bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich sowie bei neuen Geräten oder Arbeitsstoffen – und darüber hinaus mindestens einmal jährlich. Für Jugendliche ist ein kürzerer Turnus vorgesehen. Nachweisbar wird die Unterweisung erst durch ihre Dokumentation mit Datum, Themen, Teilnehmenden und Unterschrift.
Eine gemeinsame Grundunterweisung ist zulässig und im Praxisalltag sinnvoll. Sie muss aber arbeitsplatzbezogen sein: Wer am Autoklav arbeitet, braucht andere Inhalte als die Anmeldung. Bewährt hat sich eine gemeinsame Basis plus kurze individuelle Ergänzungen – und beides getrennt dokumentiert.
In kleinen Praxen genügt in der Regel eine ausgebildete Person. Ab etwa 20 gleichzeitig anwesenden Beschäftigten sieht die DGUV Vorschrift 1 einen prozentualen Anteil vor. Wichtig ist der Blick auf die tatsächliche Anwesenheit: Urlaub, Teilzeit und wechselnde Dienste können die Quote faktisch unterschreiten, obwohl sie auf dem Papier stimmt.
Für Unterweisungsnachweise gibt es keine einheitliche Frist. Als praktikabel gilt, sie mindestens bis zur übernächsten Unterweisung vorzuhalten; verbreitet sind drei bis fünf Jahre. Für einzelne Bereiche – etwa Strahlenschutz oder arbeitsmedizinische Vorsorge – gelten deutlich längere, eigene Fristen. Im Zweifel entscheidet die jeweilige Fachvorschrift, nicht die allgemeine Regel.
Adressat der Pflichten ist der Arbeitgeber, also die Praxisinhaberin oder der Praxisinhaber. Aufgaben lassen sich delegieren, die Organisations- und Kontrollpflicht bleibt jedoch bei der Praxisleitung. Kommt es zu einem Arbeitsunfall und lässt sich die Unterweisung nicht belegen, kann das Folgen für die Regressfrage gegenüber der Berufsgenossenschaft und für den Versicherungsschutz haben.
Mit einer einzigen Liste, in der je Person und je Nachweis das Ablaufdatum steht – und je Zeile eine verantwortliche Person. Entscheidend ist die Vorwarnzeit: Eine Erinnerung am Ablauftag kommt zu spät, weil Kursplätze Vorlauf brauchen. Sechs bis acht Wochen sind ein guter Richtwert.
Orientierung für den Praxisalltag, keine Rechtsberatung. Landesrechtliche Besonderheiten und weitere Pflichten je nach Leistungsspektrum sind möglich. Stand: Juli 2026.
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